Was ist ein Internal Control Review (ICR)?

Ziel eines ICR ist es, die Frage zu beantworten, ob ein internes Kontrollsystem in einem Unternehmen etabliert und ausreichend umgesetzt ist. Der Schwerpunkt liegt dabei auf den spezifischen Management- und Kontrollprozessen, die in mehreren Funktionen innerhalb eines Unternehmens eingesetzt werden. Im Gegensatz dazu steht die obligatorische jährliche Auditierung, die vor allem eine zuverlässige Finanzberichterstattung gewährleistet. Ein Internal Control Review konzentriert sich hingegen mehr drauf, welche Kontrollprozesse bestehen und wie sie umgesetzt werden.

Warum ein ICR?

Im Gegensatz zu börsennotierten Unternehmen, die gesetzlich verpflichtet sind, regelmäßig eine separate interne Kontrollprüfung durchzuführen, ist eine ICR für kleinere Unternehmen nicht zwingend vorgeschrieben. Es kann jedoch zu Problemen kommen, bei denen die Durchführung einer ICR für das Management der betreffenden Gesellschaft von Vorteil ist. Die folgende Liste enthält exemplarische Themen, bei denen eine ICR für ein Unternehmen von großem Nutzen sein kann.

  • Intransparenz von Geschäftstätigkeiten bei der Tochtergesellschaft

– Nach einer Fusion oder Übernahme, um das erworbene Unternehmen besser verstehen zu können

-Kulturelle oder sprachliche Barrieren zwischen Muttergesellschaft und Tochtergesellschaft im Ausland

-Ermittlung von Quellen für ungewöhnlich hohe Kosten oder Aufwendungen

  • Änderung von Schlüsselelementen im Geschäftsumfeld

– Wechsel des Hauptmanagements oder zuständiger Schlüsselpersonen

– Neue Gesetze welche Auswirkungen auf Geschäftstätigkeit, Buchhaltung oder Besteuerung des Unternehmens haben

– Bestechung oder Betrugsermittlung gegen Mitarbeiter des eigenen Unternehmens

Was sind die Vorteile einer ICR?

In direktem Zusammenhang mit den oben genannten Gründen gibt es viele Aspekte, in denen die ICR die Geschäftsabläufe eines Unternehmens verbessern kann. Nachfolgend sind einige exemplarische Beispiele aufgeführt.

  • Sicherstellung der Einhaltung der relevanten Rechnungslegungsvorschriften
  • Identifizieren und Lösen von Problemen in kurzer Zeit
  • Steigerung der Effizienz des Geschäftsbetriebs
  • Erhöhung der Transparenz für Geschäftstätigkeiten die mit der Tochtergesellschaft im Zusammenhang stehen

Warum ist ein ICR für ausländische Unternehmen in China besonders wichtig?

Es gibt viele Herausforderungen, mit denen sich ausländische Unternehmen konfrontiert sehen, wenn sie Geschäfte in China tätigen wollen. Unterschiedliche Rechtsordnungen sowie andere Rahmenbedingungen erschweren es Unternehmen, Geschäfte in China zu tätigen und angestrebte Ziele zu erreichen. Das ICR genießt im deutschsprachigen Raum hohe Anerkennung dafür, Herausforderungen im Bezug von Intransparenz und Rechenschaftspflicht innerhalb eines Unternehmens zu bewältigen.

Die folgenden Argumente sollen die Vorteile einer Überprüfung der internen Kontrolle darstellen, insbesondere wenn Sie in China tätig sind.

Kulturelle und sprachliche Barrieren: Die Koordination und Steuerung von Aktivitäten der Tochtergesellschaft wird für Muttergesellschaften aufgrund sprachlicher Barrieren und des unterschiedlichen kulturellen Hintergrunds ihrer Mitarbeiter erheblich erschwert. Zusätzlich sehen sich ausländische Firmen mit starker Mitarbeiterfluktuation sowie Probleme, welche durch Zeitverschiebung hervorgerufen werden, konfrontiert.

=> Ein ICR könnte helfen, die Tätigkeiten der Mitarbeiter und Führungskräfte der Tochtergesellschaft zu dokumentieren und zu überprüfen, sowie Verbesserungsvorschläge für die Muttergesellschaft zu unterbreiten.

Komplexität des Rechtssystems: Das chinesische Rechts- und Steuersystem mag für westliche Manager auf den ersten Blick intransparent erscheinen. Mängel an Rechtskenntnissen können zu gewissen Compliance-Risiken führen, wenn nicht alle vorgeschriebenen Normen für ausländische Unternehmen eingehalten werden. Die Nichteinhaltung von Normen ist in China oftmals mit hohen Bußgeldern, bis hin zu Marktverboten verbunden.

=> Die Überprüfung der internen Kontrolle hilft, das Risiko von Verstößen zu verringern, indem sie die Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens hinsichtlich der relevanten Gesetze bewertet.

Case Study:

Hintergrund:

Unser Kunde ist ein mittelständisches multinationales Unternehmen mit einer Spezialisierung auf Innovation und technologiebezogene Dienstleistungen. Ihre Tochtergesellschaft in China beauftragte uns mit der Durchführung einer Prüfung, um die Übereinstimmung der Dokumentationsprozesse mit den chinesischen Rechnungslegungsstandards, die sich aus den Artikeln 13, 14, 15 und 17 des chinesischen Rechnungslegungsgesetzes zusammensetzen, zu bestätigen.

Während unserer Prüfung haben wir zunächst Informationen über die Dokumentationspolitik des bestehenden Unternehmens bei seiner chinesischen Tochtergesellschaft eingeholt, relevante Mitarbeiter befragt, die relevanten Buchhaltungsunterlagen überprüft und Stichprobenversuche zur praktischen Umsetzung durchgeführt.

Aus der Praxis lernen: unsere Erkenntnisse aus dem ICR

Während des dargestellten internen Kontrollprozesses haben wir mehrere Compliance-Probleme festgestellt.  Darunter sind einige typische Beispiele für ausländische Unternehmen, die in China tätig sind, insbesondere wenn es um die richtigen Dokumentationsverfahren für geschäftliche Aktivitäten geht.

  1. Unsachgemäße Nutzung von „Fapiao“ zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen

Mit sogenannten „Fapiaos“ wird der Regierung die Möglichkeit gegeben die zu zahlende Mehrwertsteuer zu überwachen.

Daher sind alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, jedem Kunden ein „Fapiao“ zur Verfügung zu stellen. Die manuelle Erstellung dieser Belege ist jedoch sehr zeitaufwendig und wird oft nicht korrekt abgelegt. Während unserer Prüfung haben wir festgestellt, dass die Tochtergesellschaft des Kunden oft unsachgemäß „Fapiao“ erhalten hat, wo der Emittent, der Empfänger und der Prüfer falsch angegeben wurden. Darüber hinaus war die von den Mitarbeitern erhaltene Vergütung nicht mit bestimmten Geschäftsgrundsätzen vereinbar, wurde aber in jeder Hinsicht akzeptiert. Diese Erstattungen wurden oft als mit „Portokasse“ bezahlt gestempelt, wobei der Betrag wie in Wirklichkeit vom gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft bezahlt wurde. Dieses scheinbar kleine Problem kann jedoch zu Problemen bei der Jahresabschlussprüfung oder bei der buchhalterischen Behandlung dieser Ausgaben führen.

Unser Vorschlag: Lehnen Sie nicht konforme „Fapiao“ ab und bitten Sie den Verkäufer, den Fapiao auf die richtige Weise zu korrigieren oder neu herauszugeben. Stempeln Sie jeden ausgegebenen Fapiao mit dem entsprechenden Stempel korrekt ab.

  1. Richtlinien für die Papierdokumentation

Bei der Auditierung haben wir mehrere Probleme im Zusammenhang mit der verwendeten Papierdokumentation festgestellt. Diese Probleme bezogen sich von der unvollständigen Erfassung von Belegen mit Bankbelegen aufgrund eines Büroumzugs bis hin zu einer veralteten Papierautorisierungsrichtlinie. Dies kann gerade im Bezug auf Vertraulichkeit und Genauigkeit zahlreiche Compliance-Probleme auslösen.

Der abteilungsübergreifende Austausch von Belegen für Lagerbewegungen war sporadisch, was zu Schwierigkeiten bei der zeitnahen Finanzberichterstattung führte. Genau aus diesen scheinbar kleinen „Missgeschicken“ entstand für den Kunden ein großes Compliance-Problem. Da die Buchhaltungsbelege nicht ordnungsgemäß mit Belegen abgelegt wurden, fehlte neben einer monatlichen Steuererklärung auch der Schlüssel zum Buchhaltungsbeleg im eingesetzten SAP-System, was zu einer Intransparenz des tatsächlichen Warenbestandes führte.

Unser Vorschlag: Schulung der Mitarbeiter, Verbesserung der internen Verfahren zur Ablage von Belegen mit Belegen und Ablage aller Dokumente als Buchhaltungsbücher. Aktualisieren Sie die Büroadresse, die auf dem Bankkonto registriert ist. Sammeln Sie alle Bankbelege und legen Sie ihnen die Belege bei.

  1. Nichteinhaltung bei der Zahlung von Kleinbeträgen durch den gesetzlichen Vertreter

Die Rolle eines Rechtsvertreters in einem WFOE ist eine kritische Rolle, da alle seine Aktivitäten als Handlungen des Unternehmens selbst angesehen werden. In einem Fall wurde das Konto des gesetzlichen Vertreters verwendet, um kleine Rechnungen, z.B. Erstattungen, durch Überweisung monatlicher Zahlungen zu begleichen. Da dies nicht mit dem chinesischen Recht vereinbar ist, stellt es ein erhebliches Risiko für das Unternehmen dar.

Unser Vorschlag: Für die Zahlung von Kleinbeträgen wäre ein Ali-Pay-Konto der Firma besser geeignet, als das persönliche Konto des gesetzlichen Vertreters.

Unser Fazit:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Internal Control Review ein sehr nützliches Instrument ist, um die Transparenz und Einhaltung der geltenden Gesetze von Unternehmen zu erhöhen. Insbesondere bei Geschäften in China kann die Entscheidung für eine ICR Compliance-Risiken mindern und dem Unternehmen nützliche Erkenntnisse sowie Verbesserungsvorschläge liefern. Unsere Ergebnisse des Audits zeigen, dass die Dokumentation des Geschäftsbetriebs nicht vernachlässigt werden sollte, da dies zu erheblichen Bußgeldern führen kann.

Des Weiteren wurde ein ansonsten übersehenes Compliance-Risiko aufgedeckt. Schließlich haben wir auf der Grundlage unserer Ergebnisse unserem Kunden zahlreiche kleine Änderungen vorgeschlagen, die ihm helfen sollen, eine seine Chinageschäfte besser abwickeln zu können. Die Qualität der Ergebnisse ist maßgeblich für die Wirksamkeit einer ICR. Daher sollte für die Überprüfung der internen Kontrolle eine ein Sachkundiger Dritter konsultiert werden.

Wenn Sie an weiteren Informationen über die Auditierung und den Internal Control Review interessiert sind, empfehlen wir Ihnen diese beiden Artikel:

Why does your company need a regular health check?

The annual compliance review – Audit in China

 Amanda Liu

Amanda Liu hat seit mehr als zehn Jahre Erfahrung in der Erbringung professioneller Dienstleistungen für Chinas Buchhaltungs-, Steuer-, Finanz-, Kontroll- und Geschäftssektoren. Bevor sie zu ECOVIS kam, arbeitete sie in einer in Hongkong ansässigen Finanz- und Steuerberatungsgesellschaft, wo Sie in Bereichen wie der internen Kontrolle, Wirtschaftsprüfung, Buchhaltung, Steuer- und Finanzkonformität sowie Financial Due Diligence Dienstleistungen für Festland und MNC-Unternehmen tätig war. Zu ihren Mandanten gehören Unternehmen aus den Bereichen Immobilien, Fertigung, IT, Medien, Consulting, Kultur und anderen Branchen. Amanda hat einen Master-Abschluss in Finanzmanagement von der China Renmin University.

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Ecovis Beijing

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