Die Bedeutung von Siegeln in China

Jedem der schon einmal in China geschäftlich tätig gewesen ist dürfte der markante rote Siegelabdruck auf allen möglichen Dokumenten aufgefallen sein. Das Siegel (chin.: yinzhang oder 印章hat in China in etwa dieselbe Beudeutung wie die Unterschrift im Westen und ist das ultimative Werkzeug um jedwedem Dokument Autorität zu verleihen.

Genauso unterschiedlich die Situation sind, für die man eine Authorisierung benötigt, genauso verschieden sind die Siegel und die Folgen, die es bei Geschäften in China zu berücksichtigen gilt. Dieser Artikel soll dazu dienen, dieses sehr wichtige Geschäftsutensil etwas genauer zu erklären.

In China hat der Stempel eine fast 3000 Jahre alte Tradition. Aber während sich seine äußere Form von Siegellack zu Stempelkissen mit Metalstempel entwickelt hat, ist seine Wichtigkeit die gleiche geblieben. Das Siegel dient dazu, Dokumente in allen Lebenslagen zu beglaubigen. Während eine Unterschrift lediglich eine geschäftliche Absichtserklärung darstellt, ist sie nicht rechtlich bindend, solange das Schreiben nicht mit einem Stempeldruck versehen wurde.

Im Folgenden werden wir kurz die wichtigsten Stempelarten erklären:

Firmensiegel

Das Firmensiegel ist der Kern jeder chinesischen Firma und sobald ein Unternehmen bei der Behörde für Industrie und Handel (Administration of Industry and Commerce oder AIC) registriert wurde, muss der Firmenstempel beim Büro für Öffentliche Sicherheit (Public Security Bureau oder PSB) angemeldet und schließlich von einem authorisierten Siegelhersteller geschnitzt werden.

  

Üblicherweise hat das Siegel hat eine runde Form, trägt den Firmennamen und wird in einem Stück produziert. Der Stempel reicht aus, um den Nutzer als einen rechtlichen Vertreter des Unternehmens auszuweisen und er wird daher für jegliche rechtlich wirksamen Schriftverkehr verwendet

Siegel des rechtlichen Vertreters

Viele chinesische Dokumente benötigen das Siegel des rechtlichen Vertreters. Ähnlich wie das Firmensiegel, kann dieses Siegel die Firma rechtlich binden.

Steuersiegel

Das Steuersiegel, auch Fapiao-Siegel genannt, wird für alle, von der Firma ausgestellten Rechnungen verwendet. Dieses Siegel hilft den Empfängern, die Kosten bei der Steuerbehörde geltent zu machen.

Finanzsiegel

Das Finanzsiegel dient der Verifikation beim Schriftverkehr mit Finanzinstituten und Banken, z.B. auf Checks.

Vertragssiegel

Bei der Unterzeichnung eines Vertrages hat dieses Siegel das gleiche Gewicht wie das Firmensiegel und wird daher oft von Außendienstmitarbeitern verwendet.

Weitere Siegel

Zollsiegel

Personalsiegel

u.a.

Der Vorteil des Siegelsystems ist, dass es zu einem gewissen Grad Sicherheit bietet, zum Beispiel beim Abschluss eines Vertrages. Hierbei wird das Firmensiegel quer über alle Seiten des aufgefächerten Vertragstextes gepresst; daher der Spitzname „Fächerstempel“. So kann man einfach überprüfen, ob eine Seite ausgetauscht wurde. Zudem ist es relativ einfach Authorität an Mitarbeiter abzugeben, falls der gesetzliche Vertreter abwesend ist oder bei der Nutzung eines Siegelmanagement-Services.

Die Wichtigkeit der Siegelverwahrung

Nicht alle Siegel haben die gleiche Reichweite und einige verlangen nach stärkerer Kontrolle als andere. Insbesondere das Firmensiegel, Vertragssiegel, und das Siegel des rechtlichen Vertreters bedürfen besonderer Aufmerksamkeit, da sie unabhängig vom Anwender für das Unternehmen rechtliche Verbindlichkeiten schaffen können. Das Finanzsiegel benötigt einen bei der Bank hinterlegten Musterabdruck oder eine Unterschrift um gültig zu sein, aber auch dieses Siegel sollte gut aufbewahrt werden, und sei es nur weil es Finanztransaktionen absegnen kann.

Obwohl der Siegelbstahl eine reale Gefahr darstellt, liegt das Hauptrisiko innerhalb der Firma. Das häufigste Problem ist dabei die unerlaubte Nutzung. Dies muss nicht unbedingt mit betrügerischer Absicht geschehen, weist aber auf mangelnde interne Kontrolmechanismen und unklar definierte Abgrenzungsbereiche hin. Deswegen ist es wichtig, die Siegel in einem Tresor aufzubewahren und einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter zu benennen, der für die Aufsicht und Nutzung die Verantwortung übernimmt.

Zwischenfälle wie solche, in denen Mitarbeiter die Siegel quasi als “Geiseln” genommen haben, nachdem sie von ihrer Entlassung erfuhren und diese erst nach zähen Verhandlungen freigaben, sollten jedem eine Warnung sein, die „Macht“ dieser Stempel in China zu unterschätzen.

Die im Folgenden aufgelisteten Vorkehrungen sollten bei der Risikominimierung behilflich sein:

– niemand sollte Zugriff auf alle Siegel haben

– die Siegel sollten bei Nichtnutzung in einem Tresor sicher aufbewahrt werden

– Firmen sollten Nutzungprozesse implementieren (z.B. Nutzung erst nach schriftlicher Genehmung durch ein oder mehrere Manager)

– Nutzung erst nach schriftlichem Antrag

– Führung eines Nutzungregisters aller Siegelnutzungen sowie Archivierung von Dokumentenkopien aller gestempelten Schriftzeugnisse

Nutzung externer Siegelmanagment-Services

Ein weitere Möglichkeit der Risikominimierung ist der Rückgriff auf Siegelmanagement-Services durch Drittanbieter. Dies kann eine ideale Lösung für kleine und mittelständische Betriebe sein, insbesondere in den folgenden Situationen:

– wenn sich die Geschäftsleitung oder die Rechtsabteilung nicht in China beheimatet sind

– wenn sich Geschäftsleiter zwar in China aufhalten, aber keine Zeit für die alttägliche Nutzung und Aufbewahrung der Siegel haben

– bei Firmenneugründugen oder wenn sich das Unternehmen in einem Fusions- oder Übernahmeprozesses befindet

– wenn das Management wechselt und der oder die Nachfolger noch nicht eingetroffen sind

– wenn das Unternehmen sich in einem inaktiven Zustand befindet

In diesen Situation können Siegelmanagement-Services eine sichere Aufbewahrung der Siegel garantieren. Sie stellen al und sicherstellen, dass interne Kontrolprozesse eingehalten werden und es eine lückenlose Dokumentation der Nutzung gibt.

Zusammenfassend sollte klar sein, dass Siegel ein essentielles und mächtiges Werkzeug im chinesischen Geschäftsbetrieb darstellen. Und obwohl die Vielzahl an Siegel etwas verwirrend erscheinen mag, sollte jedem Inhaber eines Unternehmens in China bewusst sein, wie wichtig es ist, über den Zugang und die Kontrolle von Siegeln Bescheid zu wissen.

Um sicherzugehen sollten Firmeninhaber daher stehts auf vetrauensbasierte Beziehungen zu ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern achten, oder, falls diese zweifelhaft sind, auf externe Siegelmanagement-Anbieter zurückgreifen. 

 

ECOVIS Beijingist ein erfahrener Anbieter von Siegelmanagement-Dienstleistungen für ausländische Unternehmen in China. Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie bitte Richard Hoffmann unter richard.hoffmann@ecovis-beijing.com

 

 Richard2017 150x225   Richard Hoffmann

Richard Hoffmann ist Partner bei ECOVIS Beijing China. Er studierte Jura an den Universitäten Heidelberg und Frankfurt und hat, vor seiner Tätigkeit bei ECOVIS, für renommierte Anwaltskanzleien und Beratungsunternehmen in Deutschland, den USA und China gearbeitet. Herr Hoffmann hat über 50 Artikel in internationalen Magazinen publiziert und ist als Rechtsexperte ein gern gesehener Gast auf namhaften Veranstaltungen in China. Zudem ist er Rechtsaufseher eines bekannten deutschen Unternehmens und unterrichtet chinesisches Recht an der SRH Hochschule Heidelberg. Kontakt: richard.hoffmann@ecovis-beijing.com 

 

ECOVIS Beijing ist Vertrauenspartner vieler Botschaften und Handelskammern in Peking. Wir sind spezialisiert auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen und fokussiert auf Steuer- und Rechtsberatung sowie auf Accounting und Audit. Für weitere Informationen abonnieren Sie unseren Newsletter, rufen Sie uns an unter +86 10-65616609 (Dw 811/806), oder kontaktieren uns über service@ecovis-beijing.com.